Любое письмо начинается с адреса на конверте. В отличие от российской практики во всем мире сначала пишут «кому», а затем «куда». Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма.

Обычно фирмы и организации направляют свою корреспонденцию в конвертах, на которых типографским способом обозначен их адрес.

Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в левом верхнем углу письма. Письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя просвечивал через окошко конверта.

Фамилия адресата пишется с инициалами: первыми пишутся инициалы, а затем — фамилия. Вежливость требует поставить перед инициалами одно из сокращений: «Г-ну» («Господину»), «Г-же» («Госпоже»), или «Г-дам» («Господам»). Эти сокращения не употребляются самостоятельно, без фамилии.

Если у адресата есть титул или звание, то вместо обращения «Г-ну» можно указать их: Доктору Д. Смиту, Профессору А. Шульцу, Генералу Р. Вильсону и т. д. Причем такие звания и титулы, как генерал, полковник, профессор или президент предпочтительно писать полностью, особенно на конверте письма. Во всех западноевропейских странах так же, как и в США, в устном и письменном обращении опускать титулы и звания считается невежливым. Однако писать и говорить «Господин + титул или звание + фамилия» принято лишь в Германии.

В Англии часто употребляется вежливое обращение «Эсквайр», сокращенно «Эск.» («Esquire — Esq.»), например: «Джону Смиту, Эск.». Причем обращение «эсквайр» никогда не употребляется в совокупности со словом «господин».

Во Франции так же, как и в Англии, дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, однако его не принято упоминать в тексте письма.

В США, как правило, следуют английской практике переписки, однако английская форма обращения «эсквайр» не употребляется. В США и Англии, если адресат — замужняя дама, то пишется имя и фамилия ее мужа. А в адресе писем незамужним дамам всегда должно указываться их имя.

Если вы хотите послать письмо лично какому-либо работнику фирмы, в таком случае после фамилии следует поставить «лично» («Private» — Англия, «Personal» — США, «Confidential» — Англия, США). Если такое обозначение отсутствует, то письмо вскроет, в случае отсутствия адресата, его заместитель.

После фамилии адресата пишется название фирмы, где он работает, ее почтовый адрес: номер дома, название улицы (именно в таком порядке). И заключают адрес название города, штата (графства, кантона и т. п.), почтовый индекс и страна. Полный адрес имеет, например, следующий вид:

Г-ну К. Лампикоски,
Генеральному директору,
«ТАМПЕЛЛА ПАУЭР Инк.», 109, Лапинти,
ТАМПЕРЕ, 33101, ФИНЛЯНДИЯ.

Если адресат отсутствует, а фирме-отправителю известно его местопребывание, то перед названием фирмы обычно пишется сокращение «Care of ( c/o)», обозначающее «На попечение или для передачи адресату». Если письмо адресовано фирме, а кроме руководителей вы хотите, чтобы письмо посмотрел кто-либо еще из сотрудников фирмы, то после адреса внизу ставится обозначение «Attention of Mr. ...» («Вниманию г-на ...»).

При пересылке в конверте небольших брошюр, буклетов пишут «Печатная продукция» («By Book Post» или «Printed Matter»).